2　職員は、文書が市民共有の知的資源であり、八女市情報公開条例(平成14年八女市条例第23号)の規定により公開の対象となることを認識して、文書を作成し、保存しなければならない。

3　職員は、文書を私的に利用し、虚偽の文書を作成し、又は文書を変造してはならない。

4　職員は、文書を庁舎(八女市庁舎管理規則(平成21年八女市規則第103号)第2条に規定する庁舎をいう。)の外に持ち出すことはできない。

5　前項の規定にかかわらず、主管課長等(当該文書を所管する課長等をいう。以下同じ。)の承認(所定の書庫で保存している紙文書にあっては、主管課長等及び書庫管理者の承認)を得た場合は、庁舎外に持ち出すことができる。

2　文書主管課長は、必要と認めるときは、各課等が行う文書事務の処理状況について必要な調査を行い、又は関係帳簿及び資料の提出を求め、その結果に基づいて各課長等に対して指導及び勧告を行うものとする。

2　課長等は、その所管に属する文書事務について包括的責任を負い、その取扱いについては迅速かつ適正に処理されるよう職員を指導しなければならない。

3　課長等は、その所管に属する文書の管理について課等内の基本方針等を企画し、その促進に努めるとともに、その状況を絶えず調査して課等の文書事務が円滑かつ適正に行われるよう常に留意しなければならない。

2　文書主任者は、係長のうちから、課長等が指名する。

3　文書主任者は、上司の命を受け、文書担当者と協力して、課等における次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書担当者は、課長等が指名する。

3　文書担当者は、文書主任者の指示を受け、課等における次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書番号は、次に掲げる事項を表す記号を順に組み合わせて表記するものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、軽易な文書又は庁内文書については、これらを省略することができる。

2　諸証明の申請その他の窓口事務に係る文書、直接課等に持参された文書等については、当該課等において受領する。

3　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、公務に関すると認められるものに限り、未納又は不足の料金を支払ってこれを受領することができる。

4　ファクシミリにより受領した文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

2　勤務時間外に到着した紙文書は、宿日直室において受領し、次に定めるところにより取り扱わなければならない。

3　課等は、受領した紙文書のうち、その所管に属さない紙文書については、総務部総務課から受領した紙文書にあっては総務部総務課へ返付し、課等が直接受領した紙文書にあっては主管課等に配布するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、同項各号に定める方法によらずに起案することができる。

2　起案者は、起案内容に重要な変更があったときは、その旨を関係職員に通知し、再度起案をしなければならない。

3　起案内容の軽微な誤りは、当該誤りのある箇所に二重線を引き、起案者の訂正印を押印し、その右側又は上側に清書することにより、訂正することができる。

2　前項の規定により発信する文書には、必要に応じて課等名又は係名を付記しなければならない。

2　起案文書の回議又は合議を受けることとされている者が不在であり、かつ、事案の処理について緊急を要するときは、後閲扱いとし、当該起案文書を引き上げ、決裁すべき者の決裁を受けることができる。

3　前2項の規定により決裁を受けたときは、代決し、又は後閲した起案文書を速やかに不在であった者の閲覧に供しなければならない。

2　前項の場合において、起案者又はその上司は、起案文書を廃棄し、及び文書管理システムから当該起案文書に係るデータを削除するものとする。

2　前条及び前項の規定にかかわらず、権利の得喪又は変更に係る文書その他重要なものを除き、紙文書の左上部に公印省略の表示をして、当該紙文書の照合及び公印の押印を省略することができる。ただし、次に掲げる紙文書は、公印省略の表示を省略することができる。

3　第1項の規定により紙文書に公印を押印する場合は、法令の定めがあるとき、その他特に必要があると認められるときに限り、契印で起案文書と割印するものとする。

2　主管課長等は、前項の規定により公印を事前に押印した紙文書の使用状況を明らかにしておかなければならない。

2　紙文書を発送しようとするときは、封入、包装その他発送に必要な処理をし、総務部総務課へ送付しなければならない。この場合において、総務部総務課は、郵送を要するものについては、料金後納郵便物差出票(様式第5号)及び郵便切手受払簿(様式第6号)に必要事項を記載し、即日発送するものとする。

3　前項の発送に要する費用は、総務部総務課において支払うものとする。ただし、あらかじめ予算措置されているものについては、この限りでない。

2　金券、有価証券その他重要な郵送文書は書留郵便によらなければならない。

2　電子文書を構成する電磁的記録は、常に整然と分類し、必要なときに直ちに検索できるように整理するとともに、漏洩、誤消去等を防止する措置を講じなければならない。

3　文書は、文書基準表に基づいて分類し、かつ、共通文書については文書主管課長が指定するファイル情報に基づき、共通文書以外の文書については課長等の定めるところにより、適切に区分しなければならない。

2　キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに事務室内の一定の場所に集中配列しなければならない。

2　文書主任者は、ファイル情報(共通文書以外の文書に係るファイル情報をいう。以下この項において同じ。)について、年度途中に新たに編集する必要が生じたときは、課長等の命を受けて、速やかにファイル情報の編集を行わなければならない。この場合において、紙文書については、編集後のファイル情報に合わせて紙フォルダを整備しなければならない。

2　文書担当者は、会計年度及び保存期間が同一のものごとに紙文書を整理し、事務室内の一定の場所で紙フォルダ及びキャビネットを用いて保管しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、会計年度ごとに整理することが適当でない紙文書については暦年ごとに、紙フォルダを用いることが適当でない紙文書については紙フォルダ以外の適当なものを用いて、整理し、保管することができる。この場合において、紙フォルダ以外のものを用いるときは、紙フォルダの見出しに表示すべき項目と同一の項目を当該紙フォルダ以外のものの表紙又は背表紙に記載しなければならない。

2　文書の保存期間は、別表第2に従い、課長等が文書の重要度、利用度、資料価値等を考慮して設定するものとする。ただし、法令等により保存期間の定めのある文書については、課長等は、当該法令等の定めを考慮して、文書主管課長の承認を受けて前項に規定する種別以外の保存期間を別に設定することができる。

3　文書の保存期間は、当該文書の発生の日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、発生の日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

4　保存期間が永年の文書については、作成した年度の翌年度から起算して10年を経過するごとに、課長等は、当該文書の内容を考慮した上で保存期間の変更の必要性について検討するものとする。

5　前各項の規定にかかわらず、あらかじめ保存期間を定めることが困難であると認められる文書について常用文書として指定することができる。この場合において、当該文書を常時利用する必要がなくなったときは、速やかに常用文書としての取扱いをやめ、別表第2に従い、当該文書について保存期間を設定するものとする。

2　前項に規定する期間を経過した紙文書のうち、完結文書(次条から第43条までにおいて「保存文書」という。)については、第41条の規定により引継ぎを行い、次項に定める所定の書庫に移動させ、当該書庫において保存しなければならない。

3　書庫は、本庁舎にあっては地下書庫とし、支所庁舎にあっては支所長が指定する書庫とする。

4　前項の書庫のうち地下書庫については文書主管課長が、支所庁舎の書庫については支所長が書庫管理者となる。

2　文書主管課長(支所にあっては、支所長)は、前項の規定により引継ぎを受けた保存文書を保存期間が経過するまでの間、書庫において保存しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、事務処理上引継ぎができない保存文書その他引継ぎができない特別の理由があると認められる保存文書については、課長等は、文書主管課長の承認を受けて、当該課長等が指定する場所において保存することができる。

2　文書主管課長(支所にあっては、支所長)は、前項の規定により保存文書の貸出しを行っている期間中であっても、必要と認めるときは、当該保存文書を返却させることができる。

3　書庫の保存文書の貸出しを受けた職員は、当該保存文書を庁舎外に持ち出し、又は転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があると主管課長等が認め、文書主管課長(支所にあっては、支所長)の許可を得た場合に限り、庁舎外に持ち出すことができる。

2　文書主管課長は、保存期間が永年と設定されている紙文書で10年以上経過したもののうち、当該紙文書の内容、損傷度合い等によりこれ以上保存することが適当でないとみなされる文書については、主管課長等と協議の上、廃棄することができる。

2　機密に属する文書又は印影等で悪用のおそれがあると認められるものについては、関係職員立会いのもとに処理しなければならない。

(施行期日)

1　この告示は、令和4年4月1日から施行する。ただし、第37条第2項の規定は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める日から施行する。

(経過措置)

2　第37条第2項の規定にかかわらず、令和4年度分(暦年による文書については令和4年分)までの文書の保存年限については、この告示による改正前の八女市文書規程第44条の規定を適用する。

3　この告示の施行の際現に使用している簿冊及び様式類で、現に残存するものは、当分の間、必要に応じて補正して使用することができる。

(八女市監査委員処務規程の一部改正)

4　八女市監査委員処務規程(平成11年八女市監査委員告示第1号)の一部を次のように改正する。

(八女市教育委員会文書規程の一部改正)

5　八女市教育委員会文書規程(平成11年八女市教育委員会告示第5号)の一部を次のように改正する。

この告示は、令和5年4月1日から施行する。