(目的)

第1条　この規程は、条例その他別に定めがあるもののほか、八女市教育委員会(以下「委員会」という。)における文書の取扱いについて基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、全て正確、迅速、丁寧に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(八女市文書規程の例)

第3条　委員会事務局及び学校を除く教育機関の文書の取扱いについては、八女市文書規程(令和4年八女市告示第116号)の例による。

(校長の職務)

第4条　校長は、学校における文書事務の指導監督その他文書事務を総括する。

(教頭の職務)

第5条　教頭は、学校における文書事務を文書取扱いの原則に従って行い、常に事務能率の向上に努めなければならない。

(文書主任者)

第6条　学校に文書主任者を置き、事務職員をもって充てる。

(簿冊)

第7条　文書の取扱いに必要な簿冊として郵便切手受払簿(様式第1号)を備えるものとする。

(収受文書の処理)

第8条　教頭は、次に掲げる方法により、到着した文書を文書主任者に処理させるものとする。

(校長の文書処理)

第9条　校長は、前条第1項第4号により文書の回付を受けたときは、自ら処理するものを除くほか、処理方針等を示して教頭に交付しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第10条　文書には、文書管理システムにより、番号及び記号を付すものとする。ただし、事件が完結するまでは同一番号に枝番を用いなければならない。

(起案)

第11条　文書の起案は、文書処理カードを用いて行うものとする。

(文書の発信者名義)

第12条　文書の発信者名義は、原則として校長名を用いるものとする。ただし、軽易な文書については、決裁権者の指示により担当者の職氏名をもって発信することができる。

(決裁)

第13条　文書の決裁は、校長が行わなければならない。ただし、校長に事故があるとき又は校長が欠けたときは、教頭が代決するものとし、文書管理システムによる処理又は印影の上部に「代」と表示するものとする。

(公印の押印)

第14条　施行文書には公印を押印しなければならない。ただし、権利の得喪又は変更に係る文書その他重要なものを除き、これを省略することができる。

(文書の発送)

第15条　担当者は、発送を要する文書(次項において「発送文書」という。)は、速やかに浄書を行い、直ちに校正し、文書主任者に提出しなければならない。

(完結文書の整理)

第16条　担当者は、次に掲げる方法により完結した文書を整理しなければならない。

(完結文書の保管)

第17条　教頭は、前条の規定により編冊した文書を会計年度末に確認し、校務分掌に基づき、担当者に1年間保管させるものとする。

(完結文書の保存)

第18条　前条の保管を終えた文書は、1年間保存の文書を除き教頭に引き継ぐものとする。

(保存期間の起算)

第19条　完結文書の保存期間は、年度別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日の属する年度の翌年度の初日から、暦年別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日の属する年の翌年の初日から起算する。

(保存年限の種別及び基準)

第20条　文書の保存年限は、次の基準に基づくものとする。

(文書の廃棄)

第21条　教頭は、保存期間の満了した文書については、校長の決裁を経て、速やかに廃棄しなければならない。

(廃棄の方法)

第22条　文書の廃棄は、焼却、溶融、裁断等の方法により行うものとする。

(八女市文書規程の例)

第23条　この章に定めるもののほか、学校における文書の取扱いに関しては、八女市文書規程の例による。