○八女市保有個人情報の取扱いに関する規程
令和5年3月16日
告示第32号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第6条)
第3章 職員の責務等(第7条・第8条)
第4章 保有個人情報の取扱い(第9条―第14条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第15条―第29条)
第6章 情報システム室等の安全管理(第30条・第31条)
第7章 保有個人情報の提供(第32条)
第8章 個人情報の取扱いの委託等(第33条・第34条)
第9章 サイバーセキュリティの確保(第35条)
第10章 安全確保上の問題への対応(第36条―第38条)
第11章 監査及び点検の実施(第39条―第41条)
第12章 補則(第42条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この告示は、保有個人情報を適切に取り扱うため、必要な事項を定めることにより、市政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この告示で使用する用語は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号)及び八女市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年八女市条例第6号)で使用する用語の例による。
(令5告示148・一部改正)
第2章 管理体制
(総括保護管理者及び副総括保護管理者)
第3条 保有個人情報の管理に関する事務を総括する者として総括保護管理者を置き、総務部、企画部及び健康福祉部担当副市長をもって充てる。
2 総括保護管理者を補佐する者として副総括保護管理者を置き、総務部長をもって充てる。
(保護管理者及び保護担当者)
第4条 保有個人情報を取り扱う各課、局、室及び支所(以下「各課等」という。)に保護管理者及び保護担当者を置く。
2 保護管理者は、各課長、局長、室長及び支所長をもって充てる。
3 保護管理者は、次条の情報システム管理者と連携して保有個人情報を適切に管理するために必要な措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、各課等の職員の中から保護担当者を指名する。
5 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う職員及び当該職員が取り扱う保有個人情報の範囲を指定するものとする。
6 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報の管理に関する事務を担当するものとする。
(情報システム管理者)
第5条 情報システムを管理する者として情報システム管理者を置き、総務部DX推進室長をもって充てる。
2 情報システム管理者は、保有個人情報のうち情報システムで取り扱うものについて、安全の確保に必要な措置を講ずるものとする。
(監査責任者)
第6条 保有個人情報の管理の状況に関する監査をさせるため、監査責任者を置き、各部長をもって充てる。
第3章 職員の責務等
(職員の責務)
第7条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令等の定め並びに総括保護管理者、副総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を適切に取り扱わなければならない。
(教育及び研修)
第8条 総括保護管理者は、職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育及び研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育及び研修を行うものとする。
4 保護管理者は、各課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 保有個人情報の取扱い
(アクセス及び複製等の制限)
第9条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲及び権限の内容を当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 前項の権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、第1項の権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
4 職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次の行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定するものとし、各課等の職員は、保護管理者の指示に従うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第10条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第11条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第12条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用その他の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第13条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能となる方法により、当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 前項の場合において、保有個人情報ファイルの消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託(二以上の段階にわたる委託を含む。)するときは、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取る等委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第15条 情報システム管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第27条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第16条 情報システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及び定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第17条 情報システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報を含む、又は含む可能性がある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認その他の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第18条 情報システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第19条 情報システム管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御その他の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第20条 情報システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等を防止するため、ソフトウェアに関する公開されたぜい弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第21条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は、前項の保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第22条 情報システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の規定を踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第23条 情報システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)その他の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第24条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第25条 情報システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、情報システム管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第26条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第27条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第28条 情報システム管理者は、保有個人情報の重要度に応じてバックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第29条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第6章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第30条 情報システム管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 情報システム管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定するとともに、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第31条 情報システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 保有個人情報の提供
第32条 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
第8章 個人情報の取扱いの委託等
(業務の委託)
第33条 市が、個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講ずるものとする。
2 前項の場合において、市は、契約書に次の事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下この条において同じ。)の制限又は事前の承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約の解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
(9) 前各号に掲げるもののほか、委託先における個人情報の適切な管理のために必要と認められる事項
3 第1項の場合において取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 第1項の場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容、その量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、委託先に対する報告の求め、実地検査その他の適当な方法(以下「検査等」という。)により確認するものとする。
5 委託先において保有個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は自ら検査等を行うものとする。保有個人情報の取扱いに係る業務について、再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
6 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 保有個人情報を提供し、又は業務委託する場合には、漏えい等による被害の発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(指定管理)
第34条 市が指定管理者に公の施設の管理を行わせる場合には、当該指定管理者との間に締結する協定において、個人情報の適切な管理について当該指定管理者が講ずべき措置を明らかにするものとする。
第9章 サイバーセキュリティの確保
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第35条 市は、個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保しなければならない。
第10章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第36条 保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案(以下単に「事案」という。)の発生又はそのおそれを認識した場合において、これらを認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。この場合において、当該保有個人情報の漏えい等が外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染によるものであるときには、保護管理者は、情報システム管理者に報告するものとする。
2 前項の場合において、保護管理者は、被害の拡大の防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末等のLANケーブルを抜く等被害の拡大を防止するために直ちに行い得る措置については、直ちに行わなければならない(職員に行わせることを含む。)。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、副総括保護管理者に保有個人情報の漏えい等に関する報告書(様式第1号)により報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに副総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
5 総括保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、及び再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している各課等に再発防止措置を共有するものとする。
(令5告示148・一部改正)
(法に基づく報告及び通知)
第37条 保有個人情報の漏えい等が生じた場合において、法第68条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するときは、前条に規定する報告及び措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(令5告示148・一部改正)
(公表等)
第38条 総括保護管理者は、法第68条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。
2 総括保護管理者は、公表を行う保有個人情報の漏えい等が発生したとき、個人情報の保護に係る内部規程に対する違反があったとき、委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項等に対する違反があったとき、その他国民の不安を招きかねない事案があったときは、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに委員会へ情報提供を行うものとする。
第11章 監査及び点検の実施
(点検)
第40条 保護管理者及び情報システム管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第41条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第12章 補則
第42条 この告示に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年10月26日告示第148号)
この告示は、公布の日から施行する。
(令5告示148・追加)
(令5告示148・追加)
(令5告示148・追加)
